Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Лист ознакомления сотрудников с должностной инструкцией

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание!

С принятыми

локальными нормативными актами

  необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.

Для предоставления документа на прочтение работодателю отводится определенный срок. Законодательно установлено, что сотрудник должен изучить инструкции не позже того времени, когда подписывается трудовой договор. Если работник уже трудится в организации, то он должен дать согласие на установление своих обязательств. Также разрешение требуется при корректировки трудовых функций.

Еще по теме  Самостоятельно в Гонконг 2020 полезная информация и маршрут

Безусловно, при приеме каждый сотрудник должен быть ознакомлен не только с правилами внутреннего распорядка, но и с кругом своих обязанностей, а также полномочиями, не говоря уже о стандартных локальных актах, действующих на предприятии.

При этом, если в отношении большинства указанных актов законом порядок ознакомления предусмотрен, то в отношении должностной инструкции, содержащей перечень обязанностей, нет. А между тем, этот вопрос решить достаточно просто, причем в рамках закона.

Нормы закона

Должностные инструкции используются во многих компаниях в связи с тем, что трудовой договор содержит только краткую характеристику трудовой функции, но не закрепляет полный перечень обязанностей, а также еще ряд аспектов, таких как полномочия, требования к квалификации и порядок взаимодействия с другими службами.

При этом. порядок формирования, ознакомления и использования договора о сотрудничестве законом регламентирован, а должностная инструкция даже не упомянута в ТК РФ.

Именно поэтому в связи с многочисленными вопросами Роструд РФ разработал несколько рекомендательных писем, в частности:

  • № 3042-6-0, в котором указано, что ДИ может быть являться как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому соглашению со всеми вытекающими обязательствами;
  • № 4412-6, в котором приведен порядок внесения изменений в уже имеющуюся инструкцию с учетом норм закона.

Также в упомянутой норме указано, что после приема на работу работник обязательно должен быть ознакомлен в ДИ только письменно, но вот способ ознакомления выбирает уже работодатель исходя из норм локальных актов, а также кадровой политики компании.

Так, сотрудник может получить информацию о будущем круге обязанностей и поставить свою роспись в подтверждение ознакомления с ДИ следующими способами:

  • проставлением подписи на самой инструкции, что случается достаточно редко и только, если ДИ является именной;
  • посредством журнала, в котором указываются основные сведения о самой инструкции, а также данные о каждом работнике, занимающем одну и ту же должность, а соответственно и выполняющим обязанности в режиме определенной инструкции;
  • листком ознакомления, содержащим также данные обо всех тружениках, ознакомленных с инструкцией.
Еще по теме  Образец акта возврата помещения по договору аренды

Лист ознакомления с должностной инструкцией является небольшим формуляром в виде таблицы, которая содержит набор стандартных сведений, требующих всего лишь подтвердить факт ознакомления с ДИ, и не более.

Нормы закона

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

  • Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
  • Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
  • Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
  • Внести в трудовой договор пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

  • подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  • включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  • подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  • содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).
Еще по теме  Символические свадебные церемонии в Доминикане

В первом случае в форме журнала отражаются:

  • тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
  • перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
  • даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

  • граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
  • граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
  • отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Как оформить лист ознакомления

Порядок оформления и образец листа ознакомления с должностной инструкцией

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации — можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще.

Далее создается таблица со следующими графами:

  • №1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
  • №2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
  • №3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
  • №4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
  • №5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
  • №6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.

Внимание! Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.

Добавить комментарий